Eingeladen zum Vorstellungsgespräch – aber Hilfe, es läuft virtuell! Was also tun? Wie man auch online ganz entspannt den besten Eindruck macht, verrät Lynne Oldham, Chief People Officer bei Zoom, in ihrem Gastkommentar.
Virtuelle Vorstellungsgespräche sind ein effizientes Mittel für Unternehmen, um Bewerber schnell zu evaluieren und weltweit Spitzenkräfte ortsunabhängig zu rekrutieren. Für Personaler und potenzielle neue Mitarbeitende ist es gleichermaßen wichtig, bei allen Meetings eine gute Figur zu machen. Anders als beim Interview vor Ort stellt ein Videocall jedoch beide Parteien vor neue Herausforderungen. Mit den nachfolgenden fünf Tipps können virtuelle Vorstellungsgespräche professionell durchgeführt werden.
1. Tech-Check: Funktionierende Technik ist die halbe Miete
Nichts ist so ärgerlich wie ein eingefrorenes Bild, Probleme mit dem Ton oder ein Meeting-Link, der gar nicht erst funktioniert. Deshalb ist es wichtig, bereits vor dem virtuellen Gespräch Vorbereitungen zu treffen, die sicherstellen, dass das Gespräch ohne technische Probleme stattfinden kann. Sorgen Sie zuallererst für eine stabile Internetverbindung - am besten kabelgebunden. Testen Sie vor dem Gespräch Ihr Video und Audio und treten Sie dem Meeting ein paar Minuten vor Beginn Ihres Gesprächs bei. So stellen Sie sicher, dass Ihr Meeting-Link auch wirklich funktioniert, und haben Zeit, um eventuelle Probleme zu beheben. Es empfiehlt sich außerdem, das Meeting nach Beitritt aller Teilnehmenden zu sperren. So lässt sich sicherstellen, dass keine ungebetenen Überraschungsgäste erscheinen und das Gespräch ungestört stattfinden kann.
2. Auswahl von Hintergrund und Lichtverhältnissen Ich sehe etwas, das du nicht siehst: Nicht nur offline gilt „der erste Eindruck zählt” – auch online ist das Erscheinungsbild noch vor dem ersten Wortaustausch von zentraler Bedeutung. Dazu zählt – anders als bei einem Treffen vor Ort – auch der Hintergrund. Wählen Sie deshalb einen möglichst schlichten oder verwenden Sie alternativ einen virtuellen oder verschwommenen Hintergrund, um Ihre Umgebung professionell und aufgeräumt erscheinen zu lassen. Suchen Sie sich auch einen möglichst hellen Platz für Ihr Gespräch aus oder passen Sie in den Videoeinstellungen die Lichtverhältnisse an.
3. Ablenkungen minimieren: Do not disturb! Hintergrundgeräusche, neue E-Mails, die sich mit einem Hinweiston bemerkbar machen, oder ein Anruf auf dem Handy: Solche Ablenkungen wirken nicht nur unprofessionell, sondern sind auch irritierend und können das Gespräch zum Stocken bringen. Deshalb ist es wichtig, sich einen ruhigen und privaten Ort für das Meeting auszusuchen. Tragen Sie am besten ein Headset, damit weniger Hintergrundgeräusche zu hören sind, und nutzen Sie die Hintergrundgeräuschunterdrückung. Schließen Sie zudem Ihre Registerkarten im Webbrowser und pausieren Sie Ihre Benachrichtigungen. So kommen Sie gar nicht erst in Versuchung, Ihre E-Mails zu überprüfen oder auf Störungen zu reagieren. Und: Schalten Sie Ihr Telefon und andere Geräte stumm.
4. Fokus auf das Wesentliche: das Gespräch
Damit sich beide Seiten wohlfühlen, ist es wichtig, während des Gesprächs ein Gefühl der Verbundenheit und des Vertrauens zu schaffen. Lassen Sie sich daher nicht von anderen Dingen auf Ihrem Bildschirm ablenken. Blenden Sie diese gegebenenfalls für die Dauer des Gesprächs aus und zeigen Sie durch Augenkontakt und eine positive, möglichst professionelle Körpersprache, dass Sie aktiv zuhören und innerlich beteiligt sind. Zudem kann die Pronomen-Funktion genutzt werden, mit der Sie die von Ihnen bevorzugten Personalpronomen und somit Ansprache zu Ihrem Profil hinzufügen können. So gibt es keine Missverständnisse und die jeweiligen Gegenüber können in einem Gespräch mit dem gebührenden Respekt angesprochen werden.
5. Mittendrin statt nur dabei sein: Interaktive Funktionen nutzen
Sollen Dateien wie Bewerbungsunterlagen, Nachweise beruflicher Stationen des Bewerbers oder Aufgaben für den Bewerber geteilt werden, bietet sich der Meeting-Chat zum Austausch von Dokumenten an. Soll während des Gesprächs auf bestimmte Punkte in den Dokumenten eingegangen werden, bietet sich die Bildschirmfreigabe an. Personaler können dadurch während des Vorstellungsgesprächs Zeit sparen und Fragen in Echtzeit klären. Auch um während des Gesprächs die Fähigkeiten des Bewerbers zu testen - etwa anhand einer Präsentation oder Fallstudie – können Bewerber ihren Bildschirm freigeben und auf unkomplizierte Weise ihre für den Job benötigten Kompetenzen vorführen.
Das Fazit
Was für Vorstellungsgespräche vor Ort gilt - etwa ein gepflegtes Erscheinen, passende Kleidung, höfliche Umgangsform -, zählt auch in Videocalls. Darüber hinaus stellen die virtuellen Vorstellungsgespräche weitere Anforderungen, für die es eine sorgfältige Vorbereitung benötigt. Damit ein virtuelles Vorstellungsgespräch professionell durchgeführt werden kann, ist es für Personaler wie Bewerber von Bedeutung, bereits im Vorfeld die Technik zu überprüfen, sich einen geeigneten Hintergrund auszusuchen und sicherzustellen, dass keine Ablenkungen das Gespräch stören könnten. Im Gespräch selbst ist es wichtig, über Augenkontakt und eine positive, professionelle Körpersprache Interesse zu zeigen und damit Verbundenheit und Vertrauen zu erzeugen. Interaktive Funktionen wie die Chatfunktion, Anmerkungen oder eine Bildschirmfreigabe bieten zudem die Möglichkeit, sich aktiv einzubringen.
Über die Autorin:
Lynne Oldham ist Chief People Officer bei Videokonferenz-Anbieter Zoom Video Communications mit Sitz in San José, USA.
