Auf dem Weg zur digitalen Fitness: Wie man Mitarbeiter wirklich mitnimmt

Die einen bevorzugen Mails und Video-Telefonie, die anderen Collaboration Tools in der digitalen Kommunikation. Wie man die digitale Arbeitswelt erfolgreich in Unternehmen umsetzt, skizziert Agenturchef Lutz Hirsch, in seinem Gastbeitrag.

Die Corona-Pandemie hat nicht nur unser aller Leben komplett auf den Kopf gestellt. Sie hat sich auch massiv auf den Arbeitsalltag ausgewirkt und die interne Digitalisierung in Unternehmen rasant beschleunigt. Um den Geschäftsbetrieb am Laufen zu halten, wurden in vielen Unternehmen innerhalb kürzester Zeit – oft sogar in nur wenigen Tagen – Tools für die virtuelle Kommunikation und Zusammenarbeit eingeführt. Gleichzeitig wurden hybride Arbeitsmodelle ins Leben gerufen. Doch genau diese kombinierte Einführung neuer Tools und hybrider Arbeitsmodelle stellt Unternehmen jetzt vor ganz neue Herausforderungen.

Da gibt es in Unternehmen nun zum einen Teams bzw. Abteilungen, die komplett virtuell geführt werden wollen bzw. müssen oder sich gern stärker selbst organisieren möchten. Umgekehrt gibt es aber auch solche, in denen sich die Mitarbeitenden mehr persönlichen Kontakt und einen Mix aus flexiblen Büro- und Homeoffice-Zeiten wünschen. Worauf es dann ankommt, ist die digitale Fitness einer Organisation. 

Die Faustformel für digitale fitte Organisationen

Sie besteht aus zwei Ebenen: der technologischen und der organisatorischen. Auf eine Faustformel gebracht heißt das: neue cloudbasierte, digitale Arbeitsplätze + neue hybride Arbeits- und Führungsmodelle = digitale Fitness einer Organisation. Mit Blick auf die IT-Ebene bedeutet digital fit zu sein, schnell digitale Plattformen einführen zu können, in cloudbasierten Umgebungen zu arbeiten, eine logisch aufgebaute Infrastruktur zu besitzen und auch verlässliche Informationsquellen bereitzustellen und Papierabläufe zu digitalisieren. Das erfordert, dass Unternehmen die nötigen Ressourcen, Methoden und Entwicklungskompetenzen besitzen, um diese digitalen Plattformen rasch im Unternehmen zu verankern. Design Thinking, agile Projektmethodik und Flexibilität für den Evergreen-Ansatz der Cloud-Anbieter sind hier die wesentlichen Erfolgsfaktoren.

Zu der organisatorischen Seite der digitalen Fitness gehört eine Kultur des Vertrauens und der Verlässlichkeit für die einzelnen MitarbeiterInnen, in der hybride Arbeitsmodelle ihre volle Kraft entfalten können. Konkret heißt das: Management, HR- und Kommunikationsabteilungen müssen Vorreiter und fit in der Entwicklung hybrider Führungsmodelle und Kommunikationsmaßnahmen sein. Die Mitarbeitenden benötigen klare Leitplanken für die Nutzung von digitalen Werkzeugen, für die Einteilung ihrer Arbeitszeit und für die eigenverantwortliche Wahl ihres Arbeitsortes. Nur so können über verschiedene digitale und persönliche Kanäle Unternehmenswerte, Ziele und Strategien verlässlich vermittelt werden und eine Arbeitskultur geschaffen werden, die sich an Zielerfüllung und nicht an Anwesenheit orientiert.

Führungskräfte müssen fit im Umgang mit virtuellen Tools sein, den persönlichen Kontakt fördern und Mitarbeitende individuell coachen.

Für Führungskräfte bedeutet das: Sie müssen hybride Teams steuern können, virtuelle Werkzeuge (z. B. Chat, Videokonferenzen oder digitale Live Talks) sinnvoll einsetzen und so auch in virtuellen Arbeitsumgebungen Ziele definieren und Projekte managen können. Wenn sie ihre Mitarbeitenden wirklich erreichen und mitnehmen wollen, dann müssen sie diese aber auch – je nach Bedarf - alters- und jobprofilspezifisch im Umgang mit modernen Werkzeugen persönlich trainieren und virtuelle Anlaufstellen für ihre Fragen und Nöte bieten.

Denn wie eine aktuelle Kantar-Umfrage im Auftrag von HIRSCHTEC zeigt: Wo z. B. bereits fast die Hälfte der Berufstätigen unter 40 Jahren Chat-Dienste sehr häufig bzw. häufig für den internen Austausch mit KollegInnen nutzt, ist es bei über 40-jährigen Berufstätigen nur rund ein Viertel. Und sind heute schon fast zwei Drittel der unter 40-jährigen Beschäftigten überzeugt davon, dass digitale Tools auch langfristig die Produktivität steigern, ist es bei den älteren nicht einmal die Hälfte. Ebenfalls auffällig: Je besser gebildet die Berufstätigen sind, desto eher sind sie auch überzeugt vom nachhaltigen Nutzen (Abi/Uni-Abschluss: 62 Prozent, mittlerer Bildungsabschluss: 55 Prozent, Volks-/Hauptschulabschluss: 36 Prozent). Für die Praxis der Mitarbeiterführung bedeutet dies: Nicht alle MitarbeiterInnen sind über dieselben Kanäle für 1:1–Gespräche erreichbar. Während die einen sich über kurze positive Chat-Nachrichten als Zeichen der Anerkennung freuen, möchten die anderen eher in Telefongesprächen bei ihren Sorgen und Nöten abgeholt werden.

3 Wege zur digitalen Fitness

Auf dem Weg zur digitalen Fitness sollten ebenso Kommunikations- und Trainingsmaßnahmen auf die Berufs- und Altersprofile im Unternehmen abgestimmt werden. Vereinfacht gesagt: Jüngere KollegInnen müssen oft gar nicht so sehr von digitalen Tools überzeugt werden. Bei älteren ist dies aber durchaus schon der Fall und sie müssen gegebenenfalls auch länger in der Nutzung gecoacht werden. Auch wird man die „Blue Collar Worker“ mit oft mittlerem Bildungsabschluss anders abholen müssen als die höher gebildeten „Information Worker“. Worauf es zudem ankommt:

1.  genau zu analysieren, welche Kern-Tools unternehmensweit eingesetzt werden sollen, und klare Anwendungsfälle zu definieren. Mitarbeitende dürfen nicht verwirrt werden, welche Werkzeuge sie für Chat, Dateiaustausch oder digitale Unterschriften nutzen sollen.

2. für einzelne Unternehmensbereiche gewisse zusätzliche, digitale Arbeitsinstrumente festzulegen – was z. B. für den Mitarbeitenden im Accounting-Team sinnvoll ist, ist es nicht unbedingt für den Außendienst

3.  eine Vertrauenskultur zu etablieren, verbindliche Regelungen für das digitale Arbeiten zu schaffen und flexible Arbeitsmodelle zu ermöglichen, damit sich Mitarbeitende nicht digitalem Stress ausgesetzt fühlen.

Wenn all dies gelingt, wenn Unternehmen – aus technologischer und organisatorischer Perspektive – eine tragfähige Basis schaffen, dann gehen sie auf ihrem Weg zur digitalen Fitness einen ganz entscheidenden Schritt voran. 

Zum Gastautor

Lutz Hirsch ist CEO der Digital- und Intranet-Agentur HIRSCHTEC. Das Unternehmen berät Firmen zu den Themen Digital Workplace und Intranetlösungen. Digital spielt im Leben von Lutz Hirsch naturgemäß eine große Rolle. Sein ultimativer Tipp im Home Office: „Nicht von der Couch aus arbeiten. Private Bereiche müssen auch privat bleiben."

Mehr zur Digitalagentur HIRSCHTEC findest du hier:  hirschtec.eu